Não há nada mais frustrante que participar de reuniões que não dão em nada. A frustração aumenta, quando você é o dirigente e simplesmente não consegue os resultados esperados.
Para o Educador Cristão, as reuniões são fundamentais, afinal, são delas que saem as decisões e diretrizes mais importantes sobre o que deve ser feito. Porém, se elas não forem produtivas, significa que serviram apenas para tomar tempo e podem reduzir a motivação da equipe e causar prejuízos para o ministério.
O capítulo 15 de Atos relata uma reunião que aconteceu em Jerusalém e foi convocada para resolver um problema originado na Antioquia. O problema era de ordem teórica, mas repercutia diretamente na prática dos cristãos da igreja primitiva. Baseados neste episódio, vou ajudar você a pensar em seis ações simples que fazem as reuniões serem mais produtivas e que podem ser colocadas em prática agora mesmo. Vamos lá?
- Tenha objetivos claros
O problema estava claramente definido: alguns homens passaram a ensinar aos crentes da Antioquia que, para serem salvos, precisavam ser circuncidados conforme o costume ensinado por Moisés. Isso trouxe sérios problemas para os gentios que se convertiam e não viam sentido neste costume. A reunião foi convocada para resolver este impasse teológico.
Antes de convocar qualquer reunião, tenha em mente qual é o seu objetivo. Fazer perguntas a si mesmo sobre os problemas que precisam ser discutidos e resolvidos ou sobre ações que precisam definidas podem ajudar você a chegar a um objetivo claro. Entender bem o problema que precisa ser resolvido é fundamental para direcionar os temas e falas aos participantes durante a reunião.
- Defina e divulgue a pauta antecipadamente
No versículo 2 o texto diz que Paulo e Barnabé foram designados, junto com uma equipe, para irem a Jerusalém e tratar desta questão. A pauta estava claramente definida e foi usada no momento certo.
Nas suas reuniões de ministério, após definir os objetivos, prepare uma pauta cuidadosamente. Durante a reunião, foque nos itens predefinidos, evitando inserir situações novas e que não estejam ligadas aos objetivos (Isso foi seguido à risca no texto de Atos). Ao convidar os participantes, informe os seus objetivos e os assuntos que serão apreciados. Isto ajuda os participantes a começarem a pensar em possíveis soluções e torna a reunião mais objetiva e produtiva. Se necessário, deixe um espaço reservado para temas diversos no final, mas garanta que a sua pauta seja trabalhada primeiro.
- Controle o horário e o tempo
O texto de Atos não fala de controle de tempo, mas deixa claro que houve uma organização na reunião. As pessoas sabiam o objetivo do encontro e estavam dispostas a dirimir a questão levantada.
Ao realizar as suas reuniões, reforce a pauta logo no início, lembre ao grupo de que existe uma pauta e que, para completá-la, às vezes é necessário o controlar o tempo. Quanto mais pessoas na reunião, maiores as chances de dispersão e maior a necessidade de manter todos atentos e com foco nos objetivos predefinidos.
Quando há muitos temas, a discussão pode se estender em um único tópico e faltar tempo para os demais. Este tipo de situação pode prejudicar o resultado da reunião. Para evitar isso é necessário estabelecer as prioridades e definir o tempo de discussão para cada assunto. Caso o tempo não seja suficiente para todos os itens da agenda, verifique a possibilidade de tratar de algum tema mais complexo em outro encontro específico.
- Escolha quem vai tratar cada um dos assuntos
Procure escolher antecipadamente quem poderá apresentar e tratar de cada assunto. Para essa escolha, é importante considerar o conhecimento e a experiência da pessoa para lidar com o tema. Esta ação colaborou muito para o andamento da reunião de Atos 15. Depois de um tempo de discussão livre, os apóstolos usaram a palavra, um de cada vez, para arrazoar sobre a questão. Eles apresentaram conceitos teológicos importantes que foram indispensáveis para a resolução do conflito.
Se o seu objetivo é analisar um problema de forma mais ampla, é interessante ouvir todas as pessoas que podem ajudar a resolvê-lo e não somente as pessoas envolvidas diretamente com ele.
- Chegue a um plano de ação
Reuniões geralmente são convocadas para solucionar problemas ou definir situações. Uma forma de se chegar a um resultado satisfatório, é produzir um plano de ação com todas as tarefas, responsáveis e prazos pré-estabelecidos. Quando todos saem da reunião sabendo exatamente qual é a sua tarefa e qual o prazo que tem para executá-la, a probabilidade de resolver o problema ou a situação aumenta muito.
No caso de Atos 15, o plano de ação foi simples e resolutivo: escrever uma carta aos gentios e enviá-la por uma equipe que daria testemunho da sua veracidade. A equipe que executaria o plano e o prazo de execução foram claramente definidos na própria reunião.
- Sistematize os resultados da reunião
Ao final de cada reunião, é importante retomar a pauta predefinida e sistematizar os registros do encontro. A sistematização deve conter a lista dos participantes, o resumo dos assuntos discutidos, os resultados atingidos e o plano que foi gerado. Essa ação é muito importante, uma vez que faz um histórico de tudo que foi analisado e poderá ser útil para a continuidade dos assuntos e, também, para futuras reuniões. Todos os envolvidos devem ter acesso a estes registros, sobretudo os que ficaram com alguma tarefa ou ação a realizar.
A carta levada pelos apóstolos para a Antioquia continha uma espécie de sistematização da reunião que aconteceu em Jerusalém. Estes registros foram tão importantes para os cristãos daquela época quanto o é para os cristãos de hoje e nós só podemos ter acesso a este conteúdo por causa desta ação simples e muito importante: a sistematização!
Ao tomar estas seis iniciativas, você e sua equipe poderão aumentar muito a produtividade das suas reuniões. Como você percebeu, são ações muito simples e práticas. Entretanto, para serem implantadas é necessário planejamento, organização, liderança, foco e capacidade de lidar com pessoas. Que tal colocar estas ideias em prática na sua próxima reunião de equipe?
