O artigo intitulado “Dicas para melhorar a gestão do seu tempo, otimizando a produtividade”, desta mesma autora, enfatiza a gestão do tempo como um grande desafio que precisa ser perseguido para se obter melhores resultados com uso adequado do tempo.
Foram sugeridas algumas estratégias como: evitar a procrastinação, estabelecimento de prioridade e foco, finalizando com o desafio de se buscar ferramentas que possam subsidiar essa gestão, quanto à realização das suas atividades e rotinas diárias da vida ministerial, profissional e pessoal. E aí, pesquisou?
Foram selecionadas cinco ferramentas, entre tantas outras, considerando a sua praticidade, eficácia e simplicidade na sua execução.
Quer conhecê-las ou ser desafiada a aplicá-las no seu dia a dia, para gerenciar melhor suas 24 horas diárias? Então, continue lendo este artigo.
- Metodologia 5W2H
A organização das suas atividades precisa ser iniciada com um planejamento, mas calma, planejar é fácil, veja como pode ser elaborado, baseado na metodologia 5W2H, entenda agora como é simples realizá-lo, tendo claramente definido suas diretrizes básicas:
- What – O que fazer?
- Why – Por que fazer?
- Where – Em que lugar
- When – Quando?
- Who – Por quem será realizado?
- How – Como será feito?
- How much – Quanto custará?
Mesmo tendo conhecimento da necessidade de um planejamento antes da realização das suas atividades, desde a mais simples até a aquela que possui uma maior complexidade, é necessário colocar isso em prática, registrando essas informações numa simples planilha para nortear sua execução e avaliação. O acompanhamento rotineiro desse planejamento fará diferença no uso adequado do seu tempo.
Metodologia simples, com uma sigla diferente a qual já deve ter deduzido: constituída das 5 primeiras letras “W”e 2 “H” tendo em vista que vem do inglês (what, why, where, who, how, how much).
2. Aplicativo RescueTime
Esse é um aplicativo que lhe ajudará a mensurar quantas das suas horas diárias estão sendo utilizadas nos acessos a mídias sociais, aplicativos, sites etc. Poderá ser útil para uma maior disciplina no uso desses sites e app.
Essa medição diária lhe sinaliza se está ocorrendo desperdício do seu tempo nesses acessos, além dos horários com maior concentração desse uso, bem como se a proporção da dedicação desse tempo, condiz com suas estratégias de atuação pessoal, ministerial ou corporativa.
O aplicativo pode ser instalado, tanto em smartphones quanto em computadores e possui a versão gratuita e a paga. Instale, utilize e terá revelações que lhe deixará surpresa e lhe ajudará na tomada de decisões para uma melhor utilização do seu tempo diário.
3. Aplicativo Google Keep
Esse aplicativo lhe permite organizar as rotinas das atividades do seu dia a dia, através de caixas de textos em formato de post-its coloridos, em que são descritas as informações das atividades previstas para um período preestabelecido. Tem possibilidade de incluir lembretes, quanto à sua urgência, importância e circunstância.
A praticidade do uso da ferramenta é incrível. Apresenta, por exemplo, possibilidade de ajuste na ordem da prioridade, sem precisar redigitá-las, mas com um simples arrastar e mover.
Podem ser instalados em smartphones ou computador e ainda ser integrado ao seu Google Drive e Docs.
4. Técnica Pomodoro
Essa técnica é bem conhecida, quando se fala em gestão de tempo. De acordo com Machado (2016, apud Cirillo 2007), ela foi desenvolvida no final dos anos 80 pelo italiano Francesco Cirillo, que buscava diminuir distrações, melhorando sua performance nos estudos da universidade. Direcionada a quem deseja ter mais disciplina do seu tempo, intensificando o foco e a concentração.
É aplicada a um fluxo de atividade, se estabelece um tempo para a tarefa selecionada com pequenas pausas, visando gerar maior produtividade. Veja agora como funciona.
Com um cronometro em mãos, existem até aplicativos com cronometro parametrizado para cromodoro, se prepare para 4 ciclos de trabalho (25 minutos cada) e descanso (5 minutos cada), totalizando 2 horas, após esse período um descanso maior de 10 a 15 min, repetindo o fluxo de acordo com a sua meta de dedicação de tempo para a rotina do dia. Vejam também a ilustração para melhor compreensão.
5. Remember the milk
Essa é uma ferramenta simples que remete a uma agenda, elencando a relação de atividades, podendo classificá-las em dois grupos: pendentes e concluídas.
Pode funcionar, atrelado ao seu e-mail ou outras plataformas. Tem um formato parecido com caixa de entrada de e-mail com uma visualização bem ampla, o que lhe faz lembrar sempre de suas tarefas. Disponível para computador e em aplicativo de smartphones.
Agora que já conhece essas cinco ferramentas aplicáveis à gestão do tempo, coloque em prática, após definir suas estratégias para obter otimização do seu tempo, gerando maior produtividade.
REFERÊNCIA
MACHADO, Gisela. Aplicação da Técnica Pomodoro no estudo instrumental de música. Portugal: Universidade de Aveiro Departamento de Comunicação e Arte, 2019.
